辦理事項

說明

公假及經費核簽

1. 計畫主持人請提簽呈申請公假(公假規定請洽人事室)及經費(請參考簽呈範本)。
2. 簽呈通過後，如需暫借，請至MIS系統申請暫借款，經各院院長核准後送會計室辦理。

機票

1. 請各計畫主持人自行訂購機票，亦可洽總管理處出入境組訂購機票。
2. 代收轉付收據之買受人抬頭務必請開長庚大學(統編：02612701)，並請自行保留電子機票、旅行社代收轉付收據、來回登機證正本。

NOTES系統申請公假

NOTES假單核准後，請列印請假附件遞送單連同核准簽呈影本送人事室。

學生出國前4週

1. 分配每位成員獲補助金額，必須包含一張經濟艙機票費(臺灣至國外實習機構，請勿包含非實習地之航段)，每人獲補助經費扣除機票款後為生活費補助，並請至教育部計畫網站登錄參與國外實習團員基本資料及受補助金額(填寫請參考範例)。
2. 列印教育部網站經費分配截圖送國際事務處。
3. 學生與計畫主持人共同簽署行政契約書並送至本中心辦理用印，一式3份 (皆為正本)，並請以雙面列印。
4. 確認學生已辦理國外實習期間之醫療及意外保險。

學生出國前2週

計畫主持人務必於教育部計畫網站填寫學生完整資訊，以利教育部確實掌握選送生國外動向及安全，適當給予協助。

辦理時程

說明

訂購機票時

1. 務必向旅行社索取代收轉付收據，買受人抬頭為長庚大學(統編02612701)。
2. 請於出國前買好往返機票並劃位，機票費補助以臺灣到實習機構所在地(或最鄰近之機場)最短程經濟(標準)座(艙)位為主，切勿包含非實習所需之航段。如出國/返國時有搭乘非必要航段，請務必自行洽航空公司開立出國/返國當日與實習機構所在地(或最鄰近之機場)之最短程班機經濟艙票價證明。因私人行程起訖地點變動，不宜依旅行社收據金額總額報支，超額之交通費學生自行負擔。
3. 請自行保留電子機票、旅行社代收轉付收據、來回登機證正本、信用卡刷卡明細。

出國前8週，申請役男出國

1. 出國期間為四個月以下者，請自行赴戶籍地之區公所辦理。
2. 出國期間為四個月以上者，請洽生輔組辦理。

出國前4週

1. 申請教育部補助款第一期款：款項將撥至學生本人帳戶，請確認校務資訊系統個人資料中之銀行帳戶是否正確。非郵局、元大銀行或合作金庫者，請填會計室學生匯款帳號登記卡，連同存摺封面影本送會計室，跨行匯款手續費由學生自行負擔。
2. 請將以下文件送本中心：
   1. 行政契約書：請與計畫主持人共同簽署行政契約書並送至國際事務處辦理用印申請，一式3份（皆為正本），並請雙面列印。
   2. 出國前通報單：請於出國前一個月填妥本單以電子郵件寄送至國際事務處。
   3. 國外實習期間之醫療及意外保險收據影本。
   4. 出差單：主管欄位請計畫主持人親簽、會計及校長欄位由國際事務處送會計室辦理用印。